Utvärderingsmodeller
Utvärderingsmodeller är ett verktyg för att på ett objektivt sätt kunna selektera fram den bästa leverantören. För myndigheter som går ut i ett öppet anbudsförfarande gäller att alla kriterier måste vara kända för anbudsgivaren i förväg. När svaren kommit in ska man kunna utse en anbudsvinnare baserat på detta. Möjligheter till dialog och förhandling finns, men detta är kopplat till lagar och villkor så de flesta offentliga kunder försöker undvika detta och baserar sitt beslut enbart på de skriftliga anbuden.
18 § Den upphandlande myndigheten ska värdera anbuden på grundval av tilldelningskriterierna. Tilldelningskriterierna ska anges i annonsen eller i det beskrivande dokumentet. Lag (2010:571).
19 § Den upphandlande myndigheten ska anta det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga. Lag (2010:571).
Ej önskade resultat
Vanligtvis har verksamheten ett behov som behöver uppfyllas inom en viss tid och man har som beställare en idé om hur det kan göras. De flesta har dessutom en tanke på vilka leverantörer som man anser vara lämpade. Man vill alltså att upphandlingen ska gå så snabbt som möjligt och leda till önskvärt och rättvist resultat. Som en konsekvens är man alltså orolig för fel resultat i form av:
- Prisdumpning. Ett visst mått av taktik är omöjligt att skydda sig emot. Risken för en leverantör består i att behöva leverera för det dumpade priset och därmed förlora pengar. Sättet att slippa leverera till förlust kan vara att varan är slut, modellen är utgången eller konsulten är upptagen. Leverantören kan också ta en kalkylerad risk att efterfrågan på den enskilda komponenten är så pass låg, i förhållande till totalen, att det lönar sig rent matematiskt. Vill man minska risken för prisdumpning bör man be om pris på varor och tjänster man avser att beställa i närtid och i angivna större volymer.
- För få som lämnar in anbud. Om det framgår av utvärderingsmodellen att chansen att vinna är mycket liten kan leverantören anse att det inte är värt arbetsinsatsen att lämna in ett anbud. Om bara en anbudsgivare lämnar in svar kan trovärdigheten i upphandlingen ifrågasättas.
- Överklagan. Om förfrågan eller svaren innehåller mycket detaljer så ökar risken för att beställaren eller leverantören skriver fel någonstans. Förutom rena formfel i legala aspekter är detta den vanliga orsaken till att en överklagan går igenom. Rena faktafel är svåra att bemöta. Man kan delvis friskriva sig genom att ge sig rätten att kunna ändra uppenbara felskrivningar i leverantörernas anbud.
Pris eller poäng
Här är två utvärderingsmodeller som ger spelrum för mjuka värden och långsiktigt partnerskap. Man kan ge priset en stor eller liten viktning i sin modell, men än mer viktigt är hur enkelt leverantörerna kan uppfylla de andra kriterierna. Även om priset bara är satt till 10% av totala utvärderingsmodellen så blir priset ändå utslagsgivande om alla leverantörer får full pott på resten.
Utvärderingsmodell med poängsystem
Man bör som beställare ha en idé om hur stor spridningen av priset kommer att bli. Om skillnaden i pris mellan aktörerna är litet kommer övriga frågor bli utslagsgivande. Det omvända gäller också, dvs om det är för enkelt att få maxbetyg på frågorna kommer även små skillnader i pris bli utslagsgivande.
Utvärderingsmodell med prisavdrag
Med höga belopp i prisavdrag kan en enda fråga bli helt utslagsgivande. Speciellt om prisskillnaderna är små. Kriterierna ska vara kända i förväg och så tydliga som möjligt.