Bawar Akrawi arbetar som CIO på Norrtälje kommun. När det blev dags att uppdatera avtalen inom nätverk ville man sänka priset utan att kompromissa driftsäkerheten. Med hjälp av en oberoende upphandlingskonsult, Christopher Krokstedt, tecknades ett nytt avtal där Norrtälje kommun gjorde stora besparingar samt förbättrade serviceupplägget.

Bawar, berätta hur det såg ut hos er inför upphandlingen av nätverksprodukter och tjänster.

– Vi hade en rad olika avtal som var i osynk med varandra och där produkterna kort och gott kostade för mycket. I de gamla avtalen hade vi heller inte den bästa möjliga lösningen vad gäller service vilket innebar risk för långa driftstopp. Inför upphandlingen var målet att sänka kostnaderna, öka driftsäkerheten och att skapa en tydlig bild av vem hos oss eller leverantören som är ansvarig för vad.

Hur påverkas verksamheten i Norrtälje kommun om nätet inte fungerar?

– Jag brukar säga att nätverket är som vägarna. Och om vägarna inte fungerar spelar det ingen roll hur många bilar du har – du kan ändå inte köra. Eftersom vi som kommun har kommit långt i digitaliseringen skapar avbrott stora problem ute i våra verksamheter. I skolan har vi exempelvis hög ipad- och datortäthet redan från förskoleklass och från och med högstadiet har alla elever varsin dator. En stor del av undervisningen och arbetet i skolan förutsätter ett fungerande nätverk.

Ni inledde upphandlingsarbetet med att samla in information både internt från de som arbetar hos er på IT-avdelningen, men även från personer som arbetar på olika håll i verksamheterna.

– Rätt lösning förutsätter att vi både har en detaljerad förståelse för behoven som de ser ut på olika håll och att vi verkligen har gått till botten med hur varje uppgift ska skötas på bästa sätt. Om en accesspunkt på Blidö går sönder är det exempelvis mer praktiskt att vi själva har reservutrustning och att en av våra tekniker som har lokalkännedom byter den. Däremot är det smidigare och mer kostnadseffektivt om en extern leverantör sköter och dygnet runt- bemannar management plattformen och tar emot larm och tittar på loggar.

Så efter 4 månaders arbete tecknade ni ett nytt avtal med Cygate. Ett avtal som innebär att den nya nätverkslösningen både är billigare och levererar högre driftsäkerhet.

– I och med det nya avtalet sparas avsevärda belopp som istället kan användas i verksamhetsprojekt som förbättrar servicen till kommuninvånarna. Och tack vare att ansvarsfördelningen för drifttjänsterna är uppspaltade på ett tydligare sätt räknar vi med att samarbetet med våra leverantörer nu blir ännu smidigare.

Ni anlitade Christopher Krokstedt från Inclusion, underkonsult via CyberCom, som stöd under upphandlingsarbetet. Vilken nytta hade ni av en oberoende konsult under resans gång.

– Christopher har en stor kompetens om lagen om offentliga upphandlingar samt en förståelse för hur både leverantören och vi som kund tänker. Med hans hjälp kunde vi översätta våra behov till ett tydligt kravunderlag som låg till grund för vad som blev en mycket framgångsrik upphandling.